2024年8月6日 不安解消！企業合同説明会ブース装飾の相談からデザイン・納品までの流れをご紹介
採用イベントや説明会でのブース装飾は、企業のブランドイメージや求職者への第一印象を決定づける重要な要素です。しかし、装飾の準備は複雑で、何から始めればよいか分からない方も多いのではないでしょうか？ここでは、採用ブース装飾の相談からデザイン・納品までの流れを詳しくご紹介し、あなたの不安を解消するお手伝いをいたします。
採用イベントや説明会でのブース装飾は、企業の第一印象を左右する重要な要素です。しかし、「どこから始めればよいのか分からない」「どのように進めていけばいいのか不安」と感じる方も多いのではないでしょうか。実際、採用ブースの装飾は単なるデザインの問題にとどまらず、準備から納品までのプロセス全体をしっかりと把握しておくことが成功の鍵となります。
この記事では、採用ブース装飾の「相談からデザイン・納品まで」の一連の流れを詳しくご紹介します。各ステップを理解することで、スムーズに装飾を進めることができ、イベント当日には自信を持って臨むことができるでしょう。あなたの不安を解消し、効果的なブース作りをサポートするための情報をお届けします。
目次
1.相談の準備
2.相談・見積依頼
3.デザインの打ち合わせ
4.デザイン制作
5.デザインの決定
6.装飾製作
7.納品
8.ブース出展準備（前日or当日）
9.ブース出展
10.イベント後のフォローアップ
11.フィードバックの伝達・改善提案
1.相談の準備
①目的とイメージを明確にする
最初に、採用ブースの目的とイメージを明確にしましょう。ブースの目的は、新卒採用、中途採用、業界説明など、さまざまです。イメージに関しては、企業のブランドカラーやロゴ、キャッチコピーなどを考慮し、求職者にどのようなメッセージを伝えたいかを決めることが大切です。装飾の制作・デザイン会社では自社の良さまで深くわからない場合もあるため、相手に丸投げではなく、相談する前に上記項目を明確にしておくとより納得感のあるデザイン・装飾が仕上がります。
実際に装飾を使用したい日の3か月前くらいから準備を進めることをおすすめします。
②予算の設定
予算は装飾の規模や内容に大きく影響します。初めに予算を設定することで、デザインの範囲や装飾の具体的な内容を決める際の指針になります。予算の上限を決めておくことで、無駄な出費を抑えつつ、効果的な装飾が可能になります。
③出展予定のブースのサイズを把握しておく
ブースのサイズや、装飾の制限の有無により、装飾会社が提案できる装飾が変わってくるため、このような項目を事前に把握しておくと打ち合わせがスムーズに進みます。
④素材の準備
使用したい写真やロゴを事前に準備しておくことで、スムーズに相談できます。
ブースの装飾は大きなサイズのものが多いため、拡大しても画像が粗くならないように解像度が高いものを準備しておきましょう。
また採用に使用しているその他ツール（パンフレットなど）もご準備いただくと、全体的な自社のブランディングがずれることなく装飾にも反映できるのでご準備いただくことをおすすめします。
2.相談・見積依頼
相談の準備が整ったら、問い合わせしてみましょう。
使用したい商品が決まっている場合はその商品を伝えれば、お見積りできます。
仮に弊社であれば、セットプランがあるため、初めて装飾を考えられる方にも分かりやすくお選びいただけるのでお見積りもスムーズです。お見積りは最短10分、遅くとも24時間以内に提出しております。
▼セットプランはこちら
まず、考えている装飾の見積り依頼をして、予算内に収まるか？内容に問題はないか？など発注後にトラブルにならないように、内容を理解してから社内稟議を上げましょう。
また、初めて製作するので何が必要か分からなかったり、自社にあう装飾が何かわからないなど、直接相談したい場合はZoomでもお打ち合わせ可能ですので、お気軽にご相談ください。
相談・見積依頼は実際に装飾を使用したい日の2か月前までには完了させておくことをおすすめします。
3. デザインの打ち合わせ
①ヒアリングシート記載
稟議が通ったら、デザインの相談に進みます。
弊社ではヒアリングシートをご準備しているため、装飾が必要な背景や自社の強みなどをまとめてシートに記載していただくことで、思い描いているデザインと実際の提案とでなるべく誤差が生じないようにしております。自社の強みや伝えたいことをより明確に細かく伝えた方がデザインにも反映されやすいので、シートはなるべく「お任せ」と書いたり空欄を作らずにしっかり埋めましょう。
②事例からデザインイメージを選択
デザインイメージが湧きやすい工夫も行っており、200以上のデザイン事例の中から近いイメージをお選びいただけます。
例えば「デザイン事例248:株式会社システム・ベルーフ様のイメージに近いです」
などとお伝えいただければ、イメージの共有も出来、デザインの仕上がりのズレが少なくなります。
▼200以上のデザイン事例はこちら
4.デザイン制作
弊社のプロデザイナーがヒアリングシートやお客様のWEBサイトの情報や雰囲気を参考に、初稿2案を制作します。
ヒアリングシートや各種素材・情報を頂いてからだいたい3営業日以内に初稿を提出しています。
デザイナーに直接相談したい場合はオプションプランもありますので、以下をご参照ください。
5.デザインの決定
提案されたデザイン案の中から、最も適したものを選びます。この際、最終的なデザインに対するフィードバックを詳しく行い、必要な変更を加えます。
初稿で決定する場合もありますが、修正は2-3回程度が多いです。
初稿提出からデザイン修正完了までの期間は2-3週間程度です。（お客様のフィードバックのタイミングにより異なります。）
デザインが決定したら、最終確認を行い、次のステップへと進みます。
最終確認の際に誤字脱字などがないかも入念にチェックしましょう。
最終確認後デザイン決定のご連絡をいただき、仮に誤字などがあったまま装飾の印刷が進んでしまっても修正は出来ないため、有料で再製作いただくことになります。
6.装飾製作
①印刷
デザインが決定したら、実際の印刷が始まります。
デザイン決定から印刷完了までは約7営業日です。
②納品準備
印刷・縫製が完了したら、装飾品の納品準備が整います。納品前には、装飾品が適切に作られているか、品質チェックを行います。問題がないか確認し、発送の準備をします。
③出荷
品質チェックが完了したら運送会社を利用して商品を出荷します。
出荷が完了したら、出荷担当より配送番号等をメールいたします。
天候や予期せず事態で運送状況が変わる場合もありますので、運送会社の追跡ページより配送状況をご確認ください。
予期せぬ事態に備えて、納品がギリギリにならないように計画的に依頼などを進めておきましょう。
7. 納品
商品が届いたら、部品なども全て届いているか届いた日に確認しましょう。またブース出展当日に組み立て方などに困らないように、事前に組立の練習もしておきましょう。
もし何か不足していたり、組み立て方が分からない場合はご連絡・ご相談ください。
組立動画などもご用意しているため、ご活用ください。
▼組立動画一覧
8.ブース出展準備（前日or当日）
①設置作業
イベント当日や設置前日には、ブースの設置作業が行われます。装飾品を実際のブースに配置し、全体のレイアウトやディスプレイを調整します。この段階では、最終的な配置や装飾のバランスを確認し、完璧な状態で展示ができるようにします。
②最終確認
設置が完了したら、最終確認を行います。装飾の不具合や配置ミスがないか、全体の見栄えや機能性・装飾で入り口を塞いで入りにくくなっていないか？などをチェックします。問題があれば、即座に修正を行い、イベント開始に備えます。
9.ブース出展
出展当日は求職者の導線や流れなども考慮しながら、必要であれば装飾の配置を変えてみたりすることで、より装飾の効果が上がります。
より人が集まるブースにするために、求職者にブースの印象やデザインについて客観的にどう思うかなどをヒアリングしてみることもおすすめです。
10.イベント後のフォローアップ
①フィードバックの収集
イベント終了後は、参加者やスタッフからフィードバックを収集します。装飾がどのように受け入れられたか、改善点などを把握し、次回のイベントに活かすためのデータとして活用します。
②装飾品の撤去と保管
イベントが終了したら、装飾品の撤去を行います。装飾品は繰り返しご使用いただけるため保管し、次回のイベントに向けて準備を整えます。
11.フィードバックの伝達・改善提案
装飾活用後、弊社へ使用時のお写真や反響などをフィードバックとしてお送りいただけますと、より良いブースを作るための次回の改善策などもご提案できます。是非お気軽にご連絡ください。
また上記頂いたフィードバックを基に貴社のPRも兼ねてお客様の声として、弊社WEBサイトにUPすることも出来ます。是非ご活用ください。
▼お客様の声事例：医療法人社団輝心会デンタルオフィス心様
「初めて合説ブース装飾製作で何から始めればいいか分からなかったが相談可能だったので安心して注文できた。」
まとめ
採用ブース装飾のプロセスは複雑ですが、適切な計画と準備を行うことで、スムーズに進めることができます。この記事を参考に、安心してブース装飾の準備を進めてください。成功する採用イベントを実現するために、ぜひご活用ください！
